Responsable administratif et de projets de mobilités à la DRI (H/F)

Sous la responsabilité du Directeur des Relations Internationales, le/la Responsable Administratif et de projets de mobilités assure la coordination des activités administratives de la Direction des Relations Internationales actuellement composée de deux personnes dont il/elle assurera l’encadrement et le management. Il/elle sera plus particulièrement en charge :  

• De la mise en œuvre de la stratégie globale des relations internationales et des partenariats de l’établissement  ;

• Du pilotage administratif de la Direction ;

• Du montage et de la mise en œuvre des projets de mobilité.

Il/elle assiste le Directeur des Relations Internationales pour : 

• L’organisation de la Direction des Relations Internationales;

• Le montage, gestion financière et administrative de projets de mobilité à l’international ;

• La Recherche et la pérennisation de nouveaux partenariats académiques pour la mobilité des étudiants et personnels ;

• Le suivi de la mobilité des étudiants et des enseignants-chercheurs ;

• La promotion des programmes de mobilité à destination des élèves et personnels de l’ENSICAEN. 

Plus particulièrement, outre la responsabilité administrative de la DRI, le/la Responsable contribue à la mise en œuvre de la politique des relations internationales de l’ENSICAEN, en lien avec le lancement d’Erasmus Without Paper, le développement et l’actualisation des procédures d’accompagnement et de gestion des mobilités (de stages et d’études) et la diffusion des offres de partenariat et de mobilité disponibles pour chaque public de participants présents à l’ENSICAEN (étudiants et personnels). Il/elle peut s’appuyer sur une équipe constituée de deux personnes en charge pour l’une des mobilités de stages et d’études et de la gestion du consortium AMPERE. et pour l’autre de l’accueil des étudiants internationaux, des stages, du consortium AMPERE. Il/elle est chargé(e) d’accompagner et de conseiller une partie du public étudiant dans la constitution des dossiers de mobilité de stage, notamment en lien avec le consortium Erasmus+ de la Fédération Gay Lussac, et les dossiers de mobilité d’études. Ce dernier point est étroitement lié à la gestion et au renouvellement des accords de partenariat que le/la responsable assurera principalement au niveau européen via la mise en place de la politique Erasmus Without Paper. Enfin, le/la Responsable assure l’organisation de la sélection des étudiants internationaux en échange à l’ENSICAEN en collaboration avec les différents responsables pédagogiques de l’école et les établissements partenaires.

Activités principales :

Coordonner et participer à la réalisation des missions propres à la Direction des Relations Internationales :

1.       Coordonner, organiser et superviser l’activité administrative de la DRI et de ses membres. A ce titre il/elle est en charge de veiller au bon déroulement des actions mises en œuvre par ses collègues dont il/elle est le responsable. Dans cette optique, sous couvert du Directeur des RI, il/elle organise et anime les réunions de service ;

2.       Être le relais entre le Directeur des RI et les membres du service. A ce titre, il/elle pourra représenter le Directeur des RI à toutes réunions lorsque celui-ci ne sera pas disponible ;

3.       Développer et assurer le déploiement et la coordination des projets de financements d’échanges internationaux sous couvert du Directeur des RI ;

4.       Réaliser le montage, la rédaction, le pilotage, la gestion financière et l’animation d’un projet ERASMUS+. Il/elle veille au bon respect de la charte et des règles financières du programme ERASMUS+ et rédige les comptes rendus intermédiaires et finaux des appels à projets de la Commission Européenne en respectant le calendrier imposé.

Gérer les accords de partenariat avec les universités internationales :

• Proposer de nouveaux accords ou renouveler les accords existants tels que Erasmus+ sur le Dashboard EWP dans le cadre de la politique Erasmus Without Paper ;

• Prospecter, rédiger et suivre les accords de coopération internationaux et participer aux salons dédiés en Europe et dans le monde (EAIE, NAFSA, APAI etc.).

  
  
  

Mettre en place et suivre le projet Erasmus Without Paper :

• Créer des outils de communication et d’accompagnement pour l’utilisation des modules en ligne (Online Learning Agreement, Application Erasmus+ etc.) du type tutoriels, campagne d’affichage, notes d’information à destination des étudiants et des personnels de l’ENSICAEN ;

• Participer aux groupes de travail « Erasmus Without Paper Champions » ;

• Communiquer avec les étudiants et accompagnement de ces derniers sur l’Application Erasmus+.

Gérer les dossiers de mobilité :

• Gérer les stages des étudiants en Matériaux et Chimie, et point de contact du consortium Erasmus+ de la Fédération Gay Lussac ;

• Assurer la gestion des financements pour la mobilité d’études, de personnels et des élèves apprentis à l’international ;

• Accompagner les étudiants en mobilité d’études en Europe et à l’international.

Sélectionner les étudiants internationaux entrants en échange à l’ENSICAEN :

• Assurer le point de contact des étudiants internationaux désireux d’intégrer l’école pour un semestre d’études ou un double-diplôme ;

• Suivre des nominations transmises par les établissements partenaires et des candidatures déposées par les étudiants internationaux ;

• Mettre en relation avec les responsables pédagogiques de l’ENSICAEN et diffusion des résultats de sélection.

Activités annexes :

• Planifier des réunions d’information pour les élèves sur la mobilité académique et de stage ;

• Conseiller, informer les étudiants et personnels sur leurs projets de mobilité et aider au montage des dossiers administratifs ;

• Coordonner la commission financière d'attribution des bourses d'aide à la mobilité ;

• Accueillir des délégations et participer aux négociations avec les partenaires afin d’effectuer la rédaction des accords de mobilité.